企業采購成本管理秘笈

企業采購成本管理秘笈

采購成本相關概念

  了解采購成本,應從采購流程開始。采購的基本流程可以劃分為采購計劃的制定、采購行為的發生、采購過程的監督、對廠家生產情況的跟蹤、提貨、驗貨、產品入庫、倉儲保管、出庫配送、供銷結算等。采購成本就是在上述采購流程中所支出的費用。有些成本是看得見的,即比較容易分析出來或者可以直接從財務報表中得出的成本;有些是看不見的,即較難分析或易被忽略的,將此兩類成本劃分為“顯性成本”和“隱形成本”。

  顯性成本

  1、采購計劃編制的成本。準確的采購計劃能夠 地預測和掌握企業的生產計劃,可以使企業在滿足產品生產需求的前提下,更大限度地降低采購資金的占用,同時還要對供應市場進行全面的分析,調整訂單計劃,評估和選擇供應商,

  采購計劃的編制可以說是采購整個流程的首要環節,它的支出也被稱之為采購計劃編制成本。

  2、原材料、半成品或成品成本。原材料、半成品或成品的成本是指貨品購進的價格。影響所采購物資價格高低的原因有很多,包括商品市場價格、商品質量、市場供求關系等等。

  3、采購管理成本。采購業務行為過程中所發生的費用就是采購管理成本。它包括人力成本、招標成本、建設成本、招待費、辦公費、差旅費等等。

  4、運輸成本。采購物資的運輸一定是會發生費用的,這就是運輸成本。選擇一種科學、經濟、合理的運輸方式將會給企業節約一大筆運輸費用。具有一定規模和實力的企業就更應該重視運輸環節,要實現采購流程的標準化、專業化。選擇合適的運輸工具,規劃合理的運輸路線,進而節省運費、降低采購成本。

  5、驗收成本。采購回來的原材料、半成品或者產品都需要進行檢驗后才能入庫。為防止不符合合同協定或質量不合格的原材料、半成品或者半成品入庫,一定要嚴把物資的入庫檢驗這一關。一旦入庫后才發現產品質量不合格、破損、數量短缺或者甚至是產品品種出現錯誤,企業將面臨的不僅僅是由于品種、質量、數量問題而需要退換貨所發生的費用和時間成本,還將可能造成由于原材料或者半成品缺貨而造成的生產線停止運作,產生缺貨所造成的成本。

  6、倉儲成本。倉存儲成本指的是物資在庫存過程中所產生的費用。一方面貨品要存放得當,對貨品進行分類管理,重點注意一些特殊性質的貨品(如易破損的產品、易變質的產品)的存儲環境。另一方面還要建立健全并妥善保管庫存檔案,及時對庫存商品進行盤點,若是有庫存的積壓,也會增加倉儲成本。所以科學、合理地進行倉儲管理是降低采購供應成本的一個有效手段。

  隱性成本

  隱性成本是相對于顯性成本而言的。隱性成本是指不易在財務報表中表現出來的、易被人忽視,但是又非常重要的一部分成本,例如:

  1、時間成本。由于響應顧客需求的過長時間所產生的時間成本。

  2、缺貨成本。缺貨成本是指由于存貨耗盡或供貨中斷等原因而不能滿足企業正常生產經營需要所造成的損失。這一部分成本在財務報表中是體現不出來的,但是缺貨一旦發生不僅會帶來很大的經濟損失,而且對企業聲譽也會造成很大的影響。

  3、庫存積壓成本。相對缺貨成本,庫存積壓成本則是由于庫存產品過多而導致的積壓現象所帶來的成本。庫存積壓使運輸、倉儲費用明顯增加,而且還占用了企業的發展資金。同時,在倉庫存儲的過程中還會出現一些由于保管不當等因素而產生產品損壞所帶來的損失。因此過多的庫存也一樣不利于企業的發展。

  4、其他易于被忽視的成本。

  上述采購活動中發生的顯性成本和隱形成本的總和稱之為所有權總成本。

  在進行采購業務時,我們要從采購所有權成本出發,同時根據不同物料區分采購成本側重點,分析影響采購成本的因素,制定有針對性的采購計劃和策略,以此實現采購成本更低的目標。

  影響采購成本的因素

  企業采購總成本的影響因素有許多,總體可歸納為企業內部因素和外部因素。

  企業內部因素

  采購批次與采購批量

  供需原理告訴我們采購物資的單價與數量成反比,即數量越多,采購的價格就越低?,F實中,企業不可能一次采購過多的物資,因為這樣雖然節約了一部分采購成本,但庫存的積壓和占用企業用于發展的資金所帶來的成本遠比所節約的成本多。因此采購批次和采購批量,可以影響企業的采購成本。

  交貨期、供貨地點與付款期

  采購物資的價格成本雖然占采購總成本的一大部分,但供應商的交貨期、供貨地點、付款期等因素也影響到企業庫存的大小及采購成本的高低。如果以上所說的任何一個條件無法滿足企業正常生產經營的話,價格再低也是不能夠滿足企業完美完成采購業務的。因此,供應商的交貨期、供貨地點、付款期等因素也是影響采購成本的一組重要因素。

  部門間的溝通與協作

  采購業務的實行不僅僅是采購部門的職責,它還涉及到計劃、設計、生產、銷售和質檢等部門。因此,這就需要企業各部門之間的良好溝通、協作才能完美地完成這項業務。假如計劃部門物料需求計劃預測不準,生產計劃則會隨之變化,一旦變化頻繁就會造成緊急采購的增加,采購成本也就高;假如設計部門沒有進行價值工程分析,而只考慮設計的美感與獨特性,就會導致物料品類差異大,形成不了采購批量,也就形成不了供應商所給的價格優勢;還有可能就是由于質量檢驗部門對采購物資的質量標準過于嚴苛,采購部門對于供應商的選擇也會十分謹慎,最終導致采購成本增加。

  價格成本分析與談判能力

  對供應商產品的成本、價格構成的分析是確定采購價格和取得與供應商談判主動的基礎。采購部門在實施采購談判之前,必須詳細調查、分析所處市場的現行形勢。這樣才能針對不同的供應商選取不同的、有效的談判議價方法,以最終達到降低采購價格的目的。

  外部因素

  市場供需狀況

  市場供需狀況直接影響采購成本。市場資源短缺、商品供不應求時,供應商就會因此漲價;相反,若是供過于求則會選擇降價。

  供應商的生產能力、技術水平

  若供應商的生產能力強大、生產技術先進、產品質量良好,產品銷售價格一般就會比較高。因此,采購部門就應該根據自身企業對產品技術功能、質量以及交貨期的要求,科學合理地選擇適合的供應商,爭取達到良好的性價比。

  供應商成本

  在企業處于新產品研發和投入階段,采購數量會比較少,供應商成本一般就會較高;之后進入成長期,隨著采購量的增加、技術的成熟,供應商成本便會隨之降低,產品供應價格就會有所下降。

  供應商的營銷策略

  供應商的銷售策略及其報價方式直接影響到采購成本。如供應商一開始會為了開拓市場獲得訂單而將價格報得相對較低,到占領一定的市場之后價格就會有所提高。

  企業與供應商的合作關系

  在經濟全球化的大背景下,供需雙方若能夠建立長期合作的伙伴關系,通過共同努力,就能夠實現采購成本的降低,以達到共贏的目的。

  基于所有權總成本的采購成本控制策略

  構建并完善采購系統

  采購成本控制的基礎工作就是要建立并且完善采購系統。在實施采購業務活動之前,做好最基礎的工作——采購制度的制訂是十分必要的,這是企業有效控制采購成本的前提。

  傳統采購觀念的轉變

  企業一定要遵循“所有權成本更低”原則,不僅要關注顯性成本,更要注重“看不見”的隱性成本。采購業務行為應該是基于“總成本更低”原則而不單只是追求“采購價格更低”。企業必須改變現有這樣的傳統采購觀念,要有控制總體成本的遠見,要能夠對采購流程中所涉及的關鍵成本環節和其他相關的長期潛在成本進行評估。這樣才能夠從各個環節、各個細節,在總成本上節約采購成本。一種正確的采購觀念是決定企業能否科學、合理進行采購成本控制的首要關鍵因素。采購成本的控制不僅只是采購部門的事,它還承擔著全面成本管理的責任,進而影響著后續的研發、生產、銷售等環節。

  建立嚴格的采購制度

  針對目前有些采購人員“吃回扣”等腐敗行為,防止采購腐敗行為,企業應該建立一套嚴格、完善的采購制度。這樣不僅能預防采購腐敗之類的不良行為,而且還可以規范企業的采購業務行為、優化流程,進而提高采購效率。采購制度應針對企業所需采購產品品項的分類來進行不同的規范制定。不同產品品項規定物資采購的申請類別、授權人的批準許可、原材料采購的方式和最終的審批等。并一定要明確相關部門的責任和關系,一定不可越級操作,導致最后流程的混亂、權責不分。當然,采購制度能否得以順暢實施就取決于企業整個采購團隊的素質,采購人員的專業素質和職業道德將是影響企業采購活動的穩定和高效的關鍵因素。

  采購計劃的合理制定

  制定科學合理的采購計劃的前提就是一定要了解需求部門具體要求和物資的供應信息。采購業務活動在企業中自始至終處于為生產服務的地位,物資采購計劃的制定主要是依據生產計劃的具體要求,是從生產需求部門的實際情況出發的,而不是任意采購。同時還要考慮供應市場的波動可能性和庫存成本等一系列因素,最終得出合理、科學的采購時間、采購批量、訂貨周期和交貨方式,編制科學、可執行的采購計劃。

  供應定位模型 采購成本控制

  供應定位模型是從企業所采購產品支出金額的多少和其對企業的影響、供應風險和機會兩個方面,對所采購的產品進行項目分類,是企業采購在確定需求、獲取與選擇報價、供應商評價等活動中起指導作用的一種分析工具。本文將從另外一個角度利用供應定位模型,從采購所有權總成本的角度考慮,借助分析該模型來幫助探究采購成本控制策略。

  供應定位模型(圖1),采用矩陣的形式對產品進行分類:橫軸是根據帕累托的20/80法則,對采購支出金額的劃分;縱軸則是機遇、風險和影響可能性的綜合定位分類。供應定位模型將企業所要采購的產品分為四個大類:日常、瓶頸、杠桿、關鍵。

  日常類——供應管理

  日常類產品采購屬于低值采購,其機遇、風險和影響發生可能性也是相對來說比較低的,所以基于所有權總成本該類產品采購所要降低的成本就在于顯性成本中的采購管理成本。采購管理成本包括很多方面:供應商管理成本、人工成本、信息成本、辦公費用等其他一些成本。因此這里我們重點考慮的是降低供應商管理成本,針對日常類產品的特征采取一些成本控制策略。

  瓶頸類——風險控制

  瓶頸類產品采購屬于低值采購,但是其機遇、風險和影響發生可能性卻是相對來說較高的。風險的發生就意味著成本的上升,該類成本是我們無法在所謂的一些報表上看到的隱性成本。因此,對于該類產品采購成本控制的重點就在于控制其風險的發生,盡量降低供應風險。

  杠桿類——價格管理

  杠桿類產品采購金額支出水平高,其機遇、風險和影響發生可能性不高。對于此類產品采購成本控制的關鍵點在于產品價格的變化。要想更大限度降低此類產品的采購成本,就應該重點關注其市場供應價格,通過降低價格和交貨成本來降低采購所有權總成本。

  關鍵類——質量管理

  關鍵類產品采購是高值采購,機遇、風險和影響發生可能性大而且采購金額支出水平也高。此時,我們所要重點關注就是供應產品的質量和連續性了。一旦質量這一關鍵要素出現問題,不僅是采購成本的增加,也會給企業帶來不可彌補的損失。質量問題風險帶來的成本屬于隱性成本,我們無法預測其何時發生以及損失多大,所以提前預防將是一個很好的預防措施。

  采購成本控制方法

  目前流行的采購成本控制方法包括供應商數量決策、采購授權、VA/VE價值分析法/價值工程法、四象限分類法及采購標準化等。本文著重介紹四象限分類法及采購標準化。

  四象限分類法

  將采購的產品劃分為不同的類型,有針對性地采取不同的采購策略,是降低采購成本的一個基本前提。四象限分類法就是根據采購物資對企業的重要程度,以及對采購成本影響因素,將采購物資分為四大類,如圖2所示,縱軸表示采購物資對企業生產的重要程度,橫軸表示采購物資對采購成本的影響程度,從而就得出了由四個區域組成的矩陣,分別對應著不同采購物資和相對應的采購方法。

  1、Ⅰ類物資:招標采購。這類物資對企業生產重要程度高且對采購成本影響程度大,企業應盡量爭取價格和非價格因素的平衡,避免由于信息不對稱性交易而造成的資源浪費。企業通過招標采購使不同供應商之間產生良性競爭,進而改善采購業務中的不足,讓企業自身擁有更大的自主選擇權。按照性價比更高、服務更優原則進行采購,既保證了企業生產的高質,又可以大幅縮減采購成本。

  2、Ⅱ類物資:戰略庫存。這類物資采購一般成本不高,采購數量也比較小,但卻是會給企業生產造成直接影響的輔助材料。企業對這類物資進行采購時,該考慮的是能否及時地保證其生產經營活動的順利進行和最終商品的質量。這類物資的采購以保有充足的庫存為首要目標,價格只是參考條件。通過庫存控制來確定其采購頻率和采購數量,可以減少不必要的浪費,同時也可以確保企業生產經營的順利進行。

  3、Ⅲ類物資:反向拍賣。對于該類物資的采購,價格是最關鍵的考慮因素。其對采購成本的影響程度大大超過對企業生產經營的影響。反向拍賣指的是企業在網絡上公布其期望的更高價,然后供應商依據自身的條件進行競價。供應商所報的價格必須低于企業的更高價或者當前供應商所能給的更低價,最后企業再對出價的供應商進行選擇和評估。

  4、Ⅳ類物資:定點采購。這類物資一般是辦公用品之類的零星物資,對企業生產經營和采購成本均不存在什么影響。但往往就是這類零星物資的采購與管理花費了采購部門大量的人力、物力,這樣算下來的話管理成本也就增加了。所以,采購部門會將采購任務授權于各個需要部門,采用定點采購的方法滿足各個部門的不同需求。最后只需在一個所定的周期后進行采購款的結算和支付即可。

  現實的采購業務工作中,其過程涉及許多方面,是十分繁雜的,所遇到的困難也是各式各樣的,企業應根據自己的能力和實際情況靈活實施、開展采購成本控制策略。

  采購標準化

  采購標準化是指物資的尺寸、性能、質量、安全標準、技術要求、測試的標準方法、表明可接受的或推薦的使用、安裝、操作和維護方法的編碼等。內部標準化可以令公司減少開發明細單所需要的人力、物力和時間,可使企業大批量采購較少的品種,進而同少數供應商達成更好的談判價格,質量水平也會因此而改進??偠灾?,內部標準化不管是在隱性成本還是顯性成本這兩個方面的降低都是有所作用的,是可供企業選用的一個良好的采購成本控制方法。

  企業若想降低采購成本,應認真分析采購成本影響因素,選擇適合本企業的采購成本控制策略與方法,從所有權總成本出發,降低采購總成本。